Toma de Decisiones Fabrizio Marcillo Morla MBA barcillo@gmail

Toma de Decisiones Fabrizio Marcillo Morla MBA [email protected] (593-9) 4194239

Fabrizio Marcillo Morla Guayaquil, 1966. BSc. Acuicultura. (ESPOL 1991). Magister en Administración de Empresas. (ESPOL, 1996). Profesor ESPOL desde el 2001. 20 años experiencia profesional: Otras Publicaciones del mismo autor en Repositorio ESPOL Producción. Administración. Finanzas. Investigación. Consultorías.

Gerencia Funciones de la gerencia: Toma de decisiones. Planificación estratégica. Estructuración y organización. Liderazgo. Poder y Autoridad: Con sensibilidad Respetar poder de otros: colaboración. Compartir el poder: pone al otro buscando nuestra meta.

Liderazgo Atención mediante la visión. Significado mediante la comunicación. Proyectar la imagen. Confianza mediante el posicionamiento. Tener en claro adonde se va. Credibilidad. Despliegue del Yo. El líder debe de funcionar bien. Autoconsideración positiva (confiar en uno mismo). Adecuado manejo del fracaso (aprender de los errores).

Organización Organizar: Hacer que la estructura de la empresa se ajuste a sus objetivos, recursos, ambiente. Estructura es las relaciones entre las partes de una compañía. Compleja Formal:Se sabe que hace cada uno Centralización: Hay una persona que manda. Criterios para ubicar unidades: El trabajo que se debe hacer. Las personas que se tiene. Lugares donde se hace el trabajo.

Organigrama Representación de la repartición del trabajo. Ilustra 5 aspectos de la organización: La división del trabajo. Cadena de mando. Tipo de trabajo que se realiza y área de responsabilidad. Niveles de administración. Toda la jerarquía. Agrupación de segmentos de trabajo.

Organización Proceso de organización: Detallar el trabajo. Dividir el trabajo. Combinar (departamentalización). Coordinación del trabajo. Seguimiento. Tener en cuenta: Nivel de división del trabajo. Tamaño de administración responsable (depende de tipo de trabajo). Unidad de mando.

Estrategia Los pasos (camino, forma de pensar) que se van a seguir para lograr los objetivos de la empresa. Son a largo plazo. Los cambios se originan de los lideres no del grupo. Fortalezas Debilidades Valores Personales de Líder Oportunidades Amenazas Estrategia Competitiva Expectativas Sociales

Estrategia Empresa necesita campo de acción bien definido y dirección de crecimiento. Objetivos por si solos no satisfacen esta necesidad. Se requieren reglas adicionales de decisión para que empresa tenga crecimiento lucrativo y ordenado. Estrategia o concepto del negocio de la empresa. Orientación específica pero permitiendo el desarrollo.

Estrategia o No? No estrategia, solo búsqueda de rentabilidad: Ahorra tiempo y dinero de planear estratégica. Campo de oportunidades potenciales no restringido. Puede retrasar compromiso hasta tener mejor información. Desventajas: No hay reglas para guiar búsqueda de nuevas oportunidades. Decisiones sobre proyectos de calidad inferior. Por no tener enfoque para esfuerzos. No prevé que hacer cuando no se sabe que hacer. Provisión formal para desconocimiento parcial. Patrón de asignación de recursos no eficiente. No capacidad interna para anticipar cambio. Desorganización por falta de fin común.

Planificación Planeación estratégica: Busca los objetivos principales de la empresa. Son a largo plazo. Son objetivos filosóficos que indican el camino. Incluyen la visión y la misión de la empresa. Parte de un análisis estructural de la empresa y su entorno. Planeación operativa: Son objetivos a corto plazo, para distribuir el trabajo. Tiene un objetivo que hay que cumplir en ciertos plazos. Y ciertas actividades para llegar a este objetivo.

Decisiones .Cada da, alguien pierde alguien gana avemaría. Tipos de decisiones. Blades, R. (1984). Bajo certeza. Bajo riesgo. Bajo incertidumbre. Punto de vista gerencial: Actúa en contexto de organización con metas, propósitos y reglas propias. Organización presiona y limita actividades. Trabaja con otros y mediante otros. Coordinar. Otros implementan sus decisiones. Responsabilidad de resultados. Rechazo del status quo.

Bajo Certeza Cuando sabemos a ciencia cierta lo que va a ocurrir: Ejemplo. Si me guindo de una horca, tengo la certeza de que me voy a morir.

Bajo Riesgo Es cuando no conocemos exactamente cual es el resultado que ocurrirá. Pero Si sabemos los posibles resultados y la probabilidad de ocurrencia de los mismos. Ejemplo. Si juego a la ruleta rusa, se que puedo quedar vivo o muerto, y que tengo una probabilidad de 1/6 de morirme.

Bajo Incertidumbre Es cuando, no se que es lo que puede ocurrir, o si lo sé, desconozco cual es la probabilidad de ocurrencia. Ejemplo: Voy a un santo de Barcillo. Que ocurrira? Cuando tenemos experiencia, una decision bajo incertidumbre puede tornarse en decision bajo riesgo. Las probabilidades pueden calcularse basados en lo que ha ocurrido en el pasado.

Metodología Toma Decisiones Definición del problema. Determinación de criterios de evaluación. Identificación de soluciones alternativas. Evaluación de alternativas. Ejecución. Verificación de resultados. Estudio de casos ayuda a desarrollar experiencia y habilidad en toma decisiones: Determinar cual es el problema. Objetivos del tomador de decisiones. Priorizar. Análisis de alternativas respecto a objetivos. Plan de acción. Como hacer lo decidido.

Definición Del Problema Problema bien definido esta 50% resuelto. Destreza par definir problema determinará eficiencia del gerente. No generalizar mucho. No particularizar mucho. No hay regla fija, sale de la experiencia. Método de casos ayuda a ganar experiencia en definición del problema. Recordar que problema siempre es desde el punto de vista del tomador de decisiones.

Escollos Definición Problema Definición prematura: Asumir que siempre hay problema central: No reconoce diferencias entre distintos problemas, quiere aplicar soluciones que funcionaron en el pasado a todos los problemas. Casi nunca es así. Pasa por alto otros problemas importantes. Se necesita generalizar mucho, no deja abordarlo eficientemente. No distinguir síntomas de problema en sí.

Directrices Definición Problema Considerar toda la información disponible. Lluvia de ideas, hacer lista: Separar problemas de síntomas. Pulir definiciones. Si salen nuevos problemas apuntarlos. Plantearlos en términos comprensibles y concisos: Anotar específicamente todos posibles problemas. Revisar y podar ideas. No buscar más, sino comprender la que se tiene. Respaldar con hechos y lógica. Clasificar en orden de importancia. Magnitud de contribución a la situación. Urgencia.

Determinar Criterios Objetivos del tomador de decisiones. Son tanto presiones como directrices. 2 fuentes: Ni muy amplias ni muy específicas. Muy amplias no dan dirección. Muy específicas no dejan maniobrar. 2-5 criterios basta. Objetivos y metas de organización. Metas y valores del tomador de decisiones. Si hay conflicto prevalece organización salvo cuestiones de ética. 5 generalmente son muy específicos. Clasificar según importancia.

Identificar Soluciones Alternativas Debe conocerse del tema. Enumerar toda alternativa que se ocurren. Revisar la lista. No pasar por alto ninguna que sea factible. Para no eliminar en paso anterior algunas que parecen malas a simple vista pero podrían servir. Resumir las mejores alternativas. Preguntar: Puede ser puesta en práctica? Puede ser ejecutada ajustada a criterios?

Evaluar Soluciones Alternativas Evaluación de que tan bien cada una satisface nuestros criterios. 3 preguntas claves inicales: Resuelve el problema específico? Satisface mis criterios? Puede ser puesta en práctica? Se puede utilizar herramientas cuantitativas o cualitativas para analizar alternativas en este punto. Es importante revisar que tan confiable son las evidencias.

Ejecución Decisión La selección de la mejor alternativa no es el final del proceso, sino el comienzo de la puesta en práctica. Lo importante no es solo la decisión sin que se implemente y solucione el problema. En ejecución minimizar desventajas y maximizar ventajas. La ejecución generalmente la hacen otros: Comunicación e instrucciones: Exacto, completo y adaptado al público específico. Verificación. Asegurar que este cumpliendo los objetivos. Medidas correctivas.

Verificación Resultados Feed-back / Retroalimentación. Control: Controles: Mide estado o resultados de algo. Proceso de medir las actividades para determinar si se utilizan los recursos eficientemente (al menor costo) y efectivamente (hacia los objetivos deseados) a fin de lograr los objetivos e implementar acciones correctivas. Ejerce efecto sobre algo. Acción de tomar acción o tener poder sobre algo. Acelerador y tacómetro. Sapo y piedra.

Control y Evaluación Comprende 3 actividades: Fuentes de medición: Observación personal. Reportes estadisticos. Reportes orales. Reportes escritos. Comparar: Determinar diferencia entre lo logrado y lo deseado. Criterios: Medir , Comparar y Corregir. Cantidad. Calidad. Tiempo. Costo. Acción Correctiva: Dirige a cambiar realización actual o estandares.

Caracteristicas Sistemas Control Oportunos. Flexibles. Economicos. Comprensibles. Ubicados estrategicamente. Dirigidos a subrayar excepciones extremas. Miden los puntos críticos. Permitir tomar acción eficaz y eficiente.

Principales Areas de Control Controles de Venta. Controles de Producción. Cotroles Fianancieros y Contables. Control de Calidad de la Administración. Controles Generales.

Controles Sobre Ventas Por volumen total de las mismas. Por tipo de articulo vendido. Por volumen de ventas estacionales. Por precio de articulos vendidos. Por clientes. Por territorios. Por vendedores. Por utilidades producidas. Por gasto de los tipos de venta.

Controles en Producción Controles de inventarios: De operaciones producticas: Rendimientos y minimos tolerables. Mantenimiento y Conservacion: Basados en estudios o estadisticas anteriores. De desperdicios: Fijación standares, estadisticas, inspecciones, rechazos. De tiempos u metodos de operacion: Rendimiento, volumen, ruta, programa, abastecimiento. De calidad. MP, PP, PT. Tiempo parado, Costos mantenimiento. Costos de producción: Costos unitarios y Costos fijos totales.

Controles Financieros /Contables Contables: Utilidades, Finaciamiento, Costo: Balance General. Estado perdidas y Ganancias. Estado de cambio en posición. Presupuesto. Reportes de Costos y Gastos. Financieros: Rentabilidad: Flujo de Caja.

Punto de Vista Gerencial Comprension de Presiones Organizacionales: Metas son las de la organizacion y no las suyas personales. Posicion Libertad Poder Responsabilidad. Clima tambien limita. Organización fija limites, pero tambien da los recursos. Trabajo con otros y mediante otros: No trabaja solo. Participante activo esfuerzos coordinados orientados a metas especificas. Otros ponen en practica sus decisiones. Cooperacion y asistencia activa de otros necesaria. Determina medio ambiente donde trabajana otros: Cumplan con deberes. Crezcan y desarrollen profecionalmente.

Punto de Vista Gerencial Aceptacion de Responsabilidad. A pesar que otros hacen trabajo, gerente es responsible resultados. Toma solo decisiones en tiempo limitado, con informacion incompleta. Resultados y no intenciones cuentan. El responde por resultados. “Aqui recae toda la responsabilidad” - Harry Truman. Rechazo de Status Quo: Insatisfaccion fundamental. No staisfecho condiciones actuales. Siempre busca mejorar. Sensible a cambio dentro y fuera organizacion.