Project Portfolio Management IT Governance Solutions type hier

Project Portfolio Management IT Governance Solutions type hier datum vrijdag 12de mei 2006 1

IT Governance raamwerk en PPM IT principles & architecture portfolio Application portfolio Infrastructure Performance & risks Business alignment Project portfolio IT services Ordina 2

Herkent u dit? Er is meer vraag naar ICT-capaciteit dan aanbod: Wie moet ik nu voorrang geven? We geven nu elke divisie een gelijk budget, maar of dat optimaal is? Of: We moeten soms projecten stoppen omdat andere projecten een hogere prioriteit hebben gekregen. Hoe kan dat nou? Zoveel werk en dan hoor ik toch weer dat er ICT'ers met de armen over elkaar zitten?!? Of: het is hier ook altijd hollen of stil staan De projectmanager meldt dat zijn project uitloopt omdat een ander project niet op tijd klaar is! 3

Oorzaken De bijdrage van een project aan de bedrijfsdoelen is niet inzichtelijk gemaakt. Er is geen goede resourceplanning. Er is onvoldoende zicht op de samenhang tussen projecten. De projecten zijn te sterk van elkaar afhankelijk. Geen overall inzicht in projecten v.w.b.: Planning Budget Risico’s Afhankelijkheden 4

Complexiteit in Portfolio Management: Geld, bemensing en tijd, afhankelijkheden 5

De oplossing Pr ject P rtf li Management Project Portfolio Management is het plannen, organiseren, controleren en sturen van alle projecten binnen een organisatie met als doel een zo optimaal mogelijke bijdrage te leveren aan de businessdoelstellingen. Gartner: Project Portfolio Management is the ability that streamlines outward functions and inward processes of project-intensive departments, industries and organisations. 6

De oplossing Pr ject P rtf li Management PPM zorgt voor: Inzicht in de bijdrage aan de bedrijfsdoelen van ieder project. Objectivering van de keuzes, transparantie Projectenkalender op, rekening houdend met resources. Inzicht in de afhankelijkheden tussen projecten. 7

Project Portfolio Management CollectInvoeren PPM cycle vergaren van relevante project initiatieven en project data Implement Analyse PPM cycle implementeren van beslissingen in het portfolio analyseren van portfolio scenario’s Decide Projecten in organisatie besluiten welk scenario te effectueren 8

PPM Life Cycle Process - detail budget Collect collected data from active projects and project initiatives project initiatives Collect Project Data collected overall project data corporate strategy resource data trends business trends and ICT trends capacity planning Audit criteria 5 1 project operation data Audit Criteria A1 A5 PP0 incl. escalations Analyse Project Data actual project portfolio analysis report Decide 2 Analyse A2 PP portfolio scenario’s PP1 PP2 PP3 Atc Decide & Adapt Project Portfolio project calendar Knooppunt A1 Titel resource data 3 A3 Project Office Project Portfolio Management project direction Implement Adapted Project Portfolio 4 A4 Implement Project (execution) Management adapted project portfolio C&O Resource manager project kill go / no go organisational actions NR 1 9

Project Portfolio Management Invoeren PPM cycle PPM cycle (De goede projecten doen) Projecten in organisatie (De projecten goed doen) 10

Het invoeren van Project Portfolio Management Scenario’s: Structurele oplossing: PP organisatorische aspecten/inrichting 1. De organisatie heeft in zekere mate een PPM-methodiek operationeel maar wil deze implementatie toetsen en eventueel herzien. 2. De organisatie heeft geen (expliciete) PPM-methodiek operationeel en wil een passende methodiek implementeren. Probleemgerichte oplossing: PP Korte termijn: orde op zaken stellen in huidige Projecten Portfolio: scan advies 11

Invoeren PPM-cycle: de Ordina Solution Assess Analyse Project Portfolio current situation Define solutions Implement Project Portfolio Management 12

Invoeren PPM-cycle: Assess Assess Analyse Project Portfolio current situation Define solutions Implement Project Portfolio Management 13

Assess Verkennen en inventariseren Strategie/ doelstellingen Huidige projecten en-initiatieven Huidige werkwijze en procedures Analyseren data Rekening houdend met relevante externe factoren. Bepalen vervolgstappen Portfolio Opstellen Business Case Inrichting TVB Risico's Business-trends Knelpunten Kwal. aspecten ICT-trends Besturingsproces Symptomen en knelpunten Wet- en regelgeving Beoordelingsmodel Opstellen (globale) roadmap Tools Aanpak: Deliverables: Aanpak: Interviews/workshops/documentatie Analyserapportage met: beschrijving eisen en wensen beschrijving oplossingsrichting PI’s & toetsingscriteria knelpuntanalyse van het huidig projectenportfolio Ordina aanpak voor het opstellen van business cases Ordina Template voor roadmap Deliverables: Beschrijving huidige situatie Deliverables: Business case Roadmap (Globaal) 14

Invoeren PPM-cycle: Define solutions Assess Analyse Project Portfolio current situation Define solutions Implement Project Portfolio Management 15

Define solutions bijdrage aan bedrijfsdoelstellingen Strategisch bijdrage aan bedrijfsdoelstellingen Ontwerpen PPM Opstellen Optioneel: Opstellen Project Portfolio in keten samenwerking processen beoordelingsmodel Selecteren PPM-tool implementatieplan Software Asset Management hoog Economisch 2do 2guard Integratieproject 2006 SAP upgrade kostenbesparing Huisstijl Upgrade ontwikkelomgevingen Selecteren winstmarge Ontwerpen PPM processen en Webstore Opstellen gerelateerde processen (bijv. Klantperspectief PPM-tool implementatieplan Bepalen of resourcemanagement) vermindering klachten beoordelingscriteria Uitvoeren en vaststellen Technisch Impactanalyse Definiëren taken, beoordelingsmodel Voorleggen t.b.v. past in architectuur verantwoordelijkheden en bestaande Besluitvorming 4fun 2kill verbeterde performance PPM-tool bevoegdheden hoog risico Organisatorisch tevredenheid medewerkers Aanpak: Aanpak: Aanpak: Aanpak: beschikbaarheid/bezetting Ordina PPM Ordina checklist Ordina aanpak voor Ordina aanpak voorresources standaardblauwdruk beoordelingscriteria pakketselectie PPM- factoren implementaties Exogene tool Ordina templates voor bijv. MD-tool voor verificatie voldoen aan wet en regelgeving projectprofielen criteria Interactieve sessies Interactieve sessies Deliverables: Aanpak: Deliverables: Deliverables: Procesblauwdruk Beoordelingscriteria en beoordelingsmodel Alternatieven oplossingen PPM-tool Implementatieplan 16

Invoeren PPM-cycle: Implement Assess Analyse Project Portfolio current situation Define solutions Implement Project Portfolio Management 17

Implement Transitie naar structurele PPM-cycle Implementeren solutions Inrichting PPM proces in de organisatie Ondersteunen en begeleiden uitvoering PPM processen Beoordelingsmodel en -proces borgen in planning & control cyclus PPM-cycle Implementeren of bijstellen PPM-tool Aanpak: Aanpak: Training Voorlichting Coaching Deliverables: Deliverables: Organisatie gereed voor PPM Operationele PPM-cycle Geoptimaliseerde projectenportfolio 18

Het invoeren van PPM Scenario’s: Structurele oplossing: PP organisatorische aspecten/inrichting 1. De organisatie heeft in zekere mate een PPM-methodiek operationeel maar wil deze implementatie toetsen en eventueel herzien. 2. De organisatie heeft geen (expliciete) PPM-methodiek operationeel en wil een passende methodiek implementeren. Probleemgerichte oplossing: PP Korte termijn: orde op zaken stellen in huidige Projecten Portfolio: scan advies 19

Project Portfolio Management Verkennen en inventariseren kt oplossingen Projecten in organisatie 20

Nog te doen vullen gereedschapskist ontwikkelen standaards/ templates/ checklists globale tijdsplanning bij diverse onderdelen globale kostenplanning bij diverse onderdelen referenties etc. 21

ORDINA N.V. Ringwade 1 Tel: 31 30 6637000 www.ordina.nl 3439 LM Nieuwegein Fax: 31 30 6637099 e-mail: [email protected]

Project Portfolio Management Life Cycle Process Collect vergaren van relevante project initiatieven en project data Implement Analyse implementeren van beslissingen in het portfolio analyseren van portfolio scenario’s Decide besluiten welk scenario te effectueren 23