Performance Management System Performance appraisal bukan

Performance Management System Performance appraisal bukan satu kejadian tunggal melainkan suatu proses. Proses tersebut umumnya meliputi: Dalam performance appraisal, manajer bertugas merefleksikan seberapa bagus anak buahnya mengerjakan tugasnya dalam jangka satu tahun Manajer mengeluarkan berbagai macam formulir dan kertas kerja yang didesain oleh organisasi untuk mendapat informasi dan kemudian mengedarkannya. Manajer memutuskan untuk merekomendasikan perubahan kompensasi, dan juga jumlah besarannya. 1

Setelah formulir dan rekomendasi disetujui oleh supervisor manajer, manajer menyiapkan diskusi mengenai performansi individual dalam satu tahun kemarin Manajer dan anak buahnya mengadakan pertemuan kira-kira satu jam lamanya mengenai apa yang telah lalu, sekarang dan yang akan datang. Review kertas kerja dan penandatanganan formulir menandakan proses telah lengkap Setelah diskusi selesai maka pertemuan diakhiri. Manajer mengambil kesimpulan dan menambahkan beberapa komentar tambahan lalu mengirimkan kertas kerja tersebut kepada departemen personalia untuk diisi. 2

Siklus Performance Appraisal yang Ideal Performance appraisal tidak dimulai dengan formulir, tapi dimulai dari pekerjaannya-perencanaan apa yang harus diselesaikan dan mencari tahu bagaimana mencapainya. Fase I : Performance Planning Appraiser dan Appraisee bertemu utk membuat rencana tahun depan. Mereka mengadakan persetujuan mengenai lima hal: 1.Akuntabilitas kunci dari pekerjaan anak buah 2.Tujuan spesifik yg akan dicapai oleh anak buah 3.Standar yg akan digunakan untuk mengevaluasi bgmn anak buah mencapai tujuannya 4.Faktor kinerja, kompetensi, atau perilaku kritis dalam menentukan cara bagaimana tujuan bisa dicapai 5.Perencanaan pengembangan anak buah yang akan diselesaikan selama tahun tersebut. 3

Fase II : Performance Execution Selama satu tahun ini, anak buah melaksanakan rencana dari fase I. Supervisor bertanggungjawab utk feedback & coaching Fase III : Performance Assessment Appraiser dan appraisee mengevaluasi sendiri rencana yg berhasil & yg tidak. Manajer melengkapi penilaian performance anak buah, sesudah direview dan disetujui oleh pihak manajemen dan personalia, kemudian didiskusikan dgn anak buahnya. Fase IV : Performance Review Manejer dan anak buah mendiskusikan dan mereview penilaian performance tersebut. Diskusi tsb meliputi: 1. Hasil yg dicapai 2. Efektivitas performance atau perilaku 3. Penilaian performance seluruhnya 4. Kemajuan pengembangan Fase V : Performance Renewal and Recontracting Manajer dan anak buah merevisi akuntabulitas kunci yg perlu diganti dan mengubahnya disesuaikan dgn tujuan dan standar baru . 4

Siklus Performance Appraisal FASE Kondisi Prasyarat I II III IV V AKTIVITAS MISI ORGANISASI Menetapkan semua strategi Menentukan tujuan perusahaan Menentukan tujuan unit/departemen Bagaimana Kompetensi Perilaku Perenc. Pengemb. Tgjw. Indv. Komit thd pencapaian tuj. Performance feedback & coaching Komunikasi terbuka Pengumpulan data Persiapan review Judging Kompensasi Staffing Perencanaan suksesi Promosi PHK PERFORMANCE PLANNING Apa Akuntabilitas Tujuan Standar PERFORMANCE EXECUTION Tgjw. Manajer Mencipt. Kond yg memotivasi Observasi performance Memperbarui tujuan Memberikan feedback Mengadakan pengembangan Mendorong perilaku PERFORMANCE ASSESSMENT PERFORMANCE REVIEW RENEWAL & RECONTRACTING Coaching Pengembangan Mentoring Perencanaan karir Rekognisi 5

How Performance Management Work High Performance Reinforce melalui praise/ rekognisi/ pengembangan tanggungjawab Performance Effectiveness Improved Performance Actual Performance Low Performance Coaching/ Counseling Performance Agreement Monitoring and Review performance Agreement Start Year Tingkatan Performance Management Main Performance Review End Year 6

Latar Belakang Performance Management Merit rating Management by Objectives Performance Management Merit Rating Manajer menilai bawahan berdasar: 1.Pengetahuan akan tugas sekarang 2.Output efektif 3.Pengambilan keputusan 4.Ketepatan kerja 5.Percaya diri 6.Sikap kerja 7.Inisiatif 8.Kesiapan menghadapi tekanan Menggunakan skala: Amat baik Memuaskan Cukup Buruk Mengapa manajer ini tidak suka MR Tidak percaya pada validitas MR Sungkan bila langsung mengkritik Kurang terampil melakukan penilaian dan interview Tidak suka prosedur-prosedur baru 7

Management by Objectives Sistem yg dinamis untuk mengintegrasikan kebutuhan perusahaan untuk mencapai keuntungan dan pengembangan tujuan dengan kebutuhan manajer untuk berkontribusi dan mengembangkan diri. Mc Gregor: MBO merupakan taktik dalam strategi manajemen melalui kontrol dan pengarahan 8

Corporate objectives Review of corporate performance Review of unit performance Unit objectives se i v re Indiv prepares objectives revise Review of individual performance Managers set down objectives Indiv & managers agree objectives The Management by Objectives process 9

MUNCULNYA PERFORMANCE MANAGEMENT Hadirnya HRM sebagai pendekatan strategis dalam memanaj dan mengembangkan bawahan Pentingnya penilaian yang strategis & fleksibel Kesadaran bahwa performance hanya bisa diukur & dinilai dg model inputproses-output-hasil (kontribusi) Adanya perhatian terhadap peningkatan dan pengembangan yang berkelanjutan, serta learning organization Kesadaran bahwa proses penilaian kinerja harus dilakukan oleh manajer lini sepanjang tahun Kesadaran akan pentingnya kultur perusahaan Pengembangan konsep & teknik pengukuran kemampuan dalam level perilaku Munculnya kesadaran bahwa pengelolaan kinerja adalah tanggung jawab bersama, bukan hanya manajer lini Ketidakpuasan akan hasil pengukuran dari cara-cara yang lain 10

PERFORMANCE MANAGEMENT Definisi, Dasar & Tujuan DEFINISI Performance management adalah usaha untuk mendapat hasil yg lebih baik bagi organisasi, tim maupun individu dengan memahami dan memanaj performance dalam kerangka tujuan, standar dan kompetensi yg terencana yg telah disepakati bersama. Kata kunci dari definisi ini adalah: Kerangka tujuan, standar dan atribut/kompetensi yg terencana dan telah disepakati bersama Sebuah proses Berbagi pemahaman Pendekatan untuk memanaj dan mengembangkan orang Achievement 11

DASAR Ketika org mulai mengetahui dan memahami apa yang mereka harapkan, dan akan dapat mengambil bagian dalam pengharapan tersebut, mereka akan berusaha mencapainya TUJUAN Tujuan utama performance management adalah menciptakan budaya dimana indv dan kelompok dapat bertanggungjawab terhadap perbaikan proses bisnis, skill & kontribusi mereka sendiri. 12

Implikasi yg lebih luas dari PM Performance Management dan HRM PM dpt berguna mencapai tujuan HRM seperti: Mencapai tingkat tertinggi kinerja HR suatu organisasi Mengembangkan orang baik kapasitas maupun potensialnya Menciptakan lingkungan dimana potensial laten dari pegawai dapat terealisasi Mendorong atau mengubah kultur organisasi Pengembangan selanjutnya pengembangan kontinyu mrpk pengembangan diri dimana orang dapat mengembangkan dirinya sdr pd lingk. yg mendukung. PM berguna dlm pengemb karir indv. & memberi kesempatan pd manajer dan bawahannya utk berdiskusi ttg pekerjaan sbg pelajaran. Jadi pegawai tidak hanya memahami atribut (pengetahuan, skill dan keahlian) dan kompetensi di area dia bekerja namun juga dpt memahami area lain. Kerja tim PM dpt berguna mengembangkan kemandirian bawahan tanpa hrs dgn manajer. Yaitu dgn diskusi kelompok mengenai penentuan tujuan, review kemajuan yg mereka dapat. 13

PERFORMANCE MANAGEMENT IMPROVING INDIVIDUAL AND ORGANIZATIONAL PERFORMANCE DEVELOPING SKILLS AND COMPETENCIES REWARD MANAGEMENT IMPROVING MANAGERIAL EFFECTIVENESS Performance Management as an Integrating Force 14

PERFORMANCE MANAGEMENT Falsafah Falsafah dasar PM adalah: Teori motivasi: expectancy, goal, reinforcement Konsep efektivitas organisasi dan bgmn PM berkontribusi di dlmnya Kepercayaan mengenai cara paling baik kinerja di manaj 15

Teori Motivasi Ada tiga teori motivasi yang berkontribusi besar dlm PM yaitu yang menekankan pada: Tujuan Reinforcement Harapan/ expectancy 16

Efektivitas Organisasi Konsep dari efektivitas organisasional yg mempengaruhi PM adalah: Kebutuhan untuk clarity strategi dan nilai Pentingnya mendapatkan channel dlm komunikasi dua arah Keuntungan yg datang dari operasi sebagai “learning organization” 17

Kepercayaan dlm Managing Performance Signifikansi dr model input, proses, output, pendapatan dlm managing performance Signifikansi PM sbg proses natural dr manajemen Kebutuhan memanaj harapan/expectancy Pentingnya menciptakan hubungan baik antr manajer & staf dlm managing performance-managing dgn kesepakatan drpd komando Signifikansi tujuan/ objectives Pentingnya pengukuran, feedback dan manajemen kontingensi Kebutuhan utk memberdayakan orang 18

Corporate Departmental And team Objectives And plans Performance agreement Performance review Action Performance plan Monitor Feedback And review 19