1 KONFIGURASI dan IMPLEMENTASI ERP Pengembangan Enterprise Resource

1 KONFIGURASI dan IMPLEMENTASI ERP Pengembangan Enterprise Resource Planning Systems R. Wahjoe Witjaksono Sistem Informasi– Fakultas Rekayasa Industri

2 TUJUAN PEMBELAJARAN PO10 Pemahaman dan kemampuan untuk mendukung penggunaan, penyampaian, dan pengelolaan sistem informasi dalam lingkungan Sistem Informasi. LO1 Mahasiswa mampu menjelaskan tentang Enterprise Resource Planning 2 Konsep dan perkembangan ERP Modul ERP Generasi ERP saat ini Generasi ERP berikutnya Dinamika marketplace ERP

3 Introduction Persaingan bisnis, perusahaan berusaha untuk melayani customer dengan barang dan layanan yang lebih cepat dan lebih sedikit biaya dari pada pesaingnya. Sistem informasi yang efisien dan terintegrasi menjadi sangat penting bagi perusahaan dalam persaingan bisnisnya. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dapat membantu mengintegrasikan operasi-operasi: o Bertindak seperti lingkungan komputasi perusahaan. o Termasuk sebuah database yang di-share oleh semua bidang fungsional o Dalam konsisten menerimakan data melintasi semua fungsi bisnis secara real time. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 3

4 Evolusi Sistem Informasi Kebanyakan perusahaan mempunyai sistem informasi yang belum terintegrasi, dimana SI tersebut hanya men-support bidang fungsional bisnis secara individual disebut Silo Ada Marketing information system, Production information system, dll, setiap SI mempunyai hardware, software, dan metode pemrosesan data dan informasi sendirisendiri. Sangat tidak efisien Contoh: sales mendapat pesanan dari pelanggan untuk sebuah produk, maka dia harus mencetak nota pesanan, kemudian bagian Accounting harus meng-entry kembali data tagihan pelanggan, bagian SCM harus meng-entry kembali untuk rencara produksi Bisa menimbulkan inconsistency data dan waktu kerja yang tidak efisien. Sistem ERP saat ini merupakan hasil evolusi: Peningkatan teknologi hardware dan software Pembangunan visi sistem informasi yang terintegrasi Reengineering perusahaan untuk bergeser dari functional focus ke business process focus Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 4

. Computer Hardware and Software Development Hardware dan software komputer berkembang dengan cepat di era 1960 dan 1970 Komputer bisnis pertama adalah mainframe di tahun 1960. Setelah itu, komputer tumbuh lebih cepat, lebih kecil dan lebih murah. Moore’s Law Jumlah transistor yang dapat dibangun kedalam chip komputer menjadi 2 kalinya setiap 18 bulan Peningkatan software komputer Era 1970: Software relational database dibangun Memberikan kemampuan bisnis untuk menyimpan, membaca dan menganalisa volume data yang besar. Era 1980: Software spreadsheet menjadi populer Manager dapat mengelola analisis bisnis yang kompleks. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 5 5

Usaha membagi sumber daya zaman dulu Semakin populernya PC dalam bisnis di era 1980, maka manager semakin menyadari akan pentingnya informasi bisnis dalam masing-masing PC Tapi cara untuk men-share-nya masih sulit. Pertengahan era 1980, perkembangan telekomunikasi memungkinkan user untuk berbagi data dan perangkat pada jaringan lokal Arsitektur Client-Server Scalability: Bisa menambah perangkat beru di server untuk menambah kapasitas sumber daya yang digunakan bersama tanpa memodifikasi PC individu yang ada Diakhir era 1980, hardware perlu mendukung perkembangan sistem ERP Karena sistem ERP membantu manager mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan database global. Database global tersebut menangani jumlah data yang besar. Pada pertengahan 1980, database management system (DBMS) diperlukan untuk mengelola software ERP kompleks yang ada. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 6 6

7 Akar pembangunan ERP Software manufacturing dibangun sejak era 1960 dan 1970 Berkembang dari software simple inventory-tracking systems menjadi material requirements planning (MRP) Fungsi dasar MRP dapat di-handle oleh komputer mainframe Electronic data interchange (EDI) Standart pertukaran dokumen bisnis komputer-ke-komputer secara langsung. Membuat perusahaan dapat meng-handle proses pembelian secara elektronik Menghilangkan biaya dan delay jika menggunakan sistem pesanan dan faktur berbasis kertas. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 7

Dorongan manajemen untuk mengadopsi ERP Kondisi ekonomi yang keras diakhir era 1980 dan awal era 1990 menyebabkan banyak perusahaan menyusut dan diorganisasikan kembali Memicu pembangunan ERP Inefisiensi disebabkan model fungsional organisasi bisnis Informasi model Silo Membatasi pertukaran informasi diantara level operasi yang lebih rendah. Information and material flows in a functional business model Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 8 8

Dorongan manajemen untuk mengadopsi ERP 9 Model fungsional menyebabkan organisasi atas berat dan kelebihan pegawai tidak mampu bereaksi dengan cepat untuk bertindak. Model process business Arus informasi antar tingkat operasi tanpa keterlibatan top management Dorongan selanjutnya untuk mengadopsi sistem ERP datang dari ketaatan terhadap SarbanesOxley Act of 2002 Sarbanes-Oxley Act : hukum federal yang disahkan dalam respon terhadap kecurangan akuntansi yang ditemukan di Enron dan WorldCom Mengharuskan perusahaan untuk memperkuat pengendalian internal pada semua informasi Information and material flows in a process business model Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 9

ERP Software Emerges: SAP and R/3 1972: Lima pendiri sistem analist IBM di Jerman membentuk Systemanalyse und Programmentwicklung (Systems Analysis and Program Development, atau SAP) Tujuan SAP: Membangun produk software standart yang dapat dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan setiap perusahaan Ketersediaan data secara real time User bekerja didepan layar komputer, tidak di depan tumpukan kertas Selama kerja mereka untuk perusahaan kimia Jerman ICI, Plattner dan Hopp telah mengembangkan gagasan pengembangan perangkat lunak modular Modul perangkat lunak: program individu yang dapat dibeli, diinstal, dan dijalankan secara terpisah, tetapi semua data diekstrak dari database umum 1982: SAP merilis paket software ERP R / 2 mainframe. 10 10

SAP Begins Developing Software Modules 11 1980: penjualan tumbuh pesat; SAP memperluas kemampuan perangkat lunak dan diperluas ke pasar internasional Tahun 1988, SAP telah mendirikan banyak anak perusahaan di luar negeri. 1988: SAP memulai pengembangan R / 3 sistem untuk memanfaatkan client-server teknologi 1992: versi pertama dari SAP R / 3 dirilis Sistem SAP R / 3 dirancang menggunakan pendekatan arsitektur terbuka (Open Architecture). Open Architecture: perusahaan perangkat lunak pihak ketiga didorong untuk mengembangkan add-on produk perangkat lunak yang dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak yang ada. Open Architecture juga memudahkan bagi perusahaan untuk mengintegrasikan perangkat keras mereka produk, seperti barcode scanner, personal digital asisten (PDA), ponsel, dan sistem informasi global dengan sistem SAP. 11

New Directions in ERP Akhir era 1990: Masalah tahun 2000 (atau Y2K) memotivasi banyak perusahaan untuk pindah ke sistem ERP Pada tahun 2000, SAP AG memiliki 22.000 karyawan di 50 negara dan 10 juta pengguna pada 30.000 instalasi di seluruh dunia Pada tahun 2000, persaingan SAP di pasar ERP: Oracle PeopleSoft Akhir 2004: Oracle berhasil dalam usahanya untuk mengambil alih PeopleSoft Oracle Pesaing terbesar SAP Dimulai pada tahun 1977 sebagai Software Development Laboratories (SDL) Pendiri: Larry Ellison, Bob Miner, Ed Oates dan PeopleSoft Didirikan oleh David Duffield, seorang karyawan IBM mantan Saat ini, PeopleSoft, di bawah Oracle, adalah pilihan perangkat lunak populer untuk 12 mengelola sumber daya manusia dan kegiatan keuangan di universitas 12

New Directions in ERP Versi terbaru dari sistem ERP oleh SAP dan perusahaan lain memungkinkan: Semua bidang bisnis untuk mengakses database yang sama Penghapusan data yang berlebihan dan komunikasi tertinggal Data akan dimasukkan sekali dan kemudian digunakan di seluruh organisasi 13 Data flow within an integrated information system 13

New Directions in ERP Current SAP ERP system: SAP ECC 6.0 (Enterprise Central Component 6.0) Sales and Distribution (SD) module Materials Management (MM) module Production Planning (PP) module Quality Management (QM) module Plant Maintenance (PM) module Asset Management (AM) module Current SAP ERP system: SAP ECC 6.0 (Enterprise Central Component 6.0) (cont’d.) Human Resources (HR) module Project System (PS) module Financial Accounting (FI) module Controlling (CO) module Workflow (WF) module 14 Modules within the SAP ERP integrated information systems environment (Courtesy of SAP AG) 14

SAP ERP Software Implementation Tidak semua perusahaan yang menggunakan SAP menggunakan semua modul ERP SAP Tingkat integrasi data perusahaan paling tinggi ketika menggunakan satu vendor untuk memasok semua modul-modulnya Pilihan konfigurasi memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan modul yang telah dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Fitur ERP SAP Perangkat lunak yang dapat memberikan real-time integrasi ERP Usabilitas oleh perusahaan besar Biaya tinggi Otomatisasi update data Penerapan praktik terbaik Praktek terbaik: desainer perangkat lunak SAP memilih yang terbaik, cara yang paling efisien dalam proses bisnis yang harus ditangani 15 15

Responses of the Software to the Changing Market Pada pertengahan 1990-an, banyak perusahaan mengeluh tentang sulitnya mengimplementasikan sistem SAP R / 3 SAP merespon dengan mengembangkan implementasi metodologi Accelerated SAP (ASAP) Memudahkan proses implementasi SAP terus memperluas kemampuan SAP ERP dengan tambahan, produk terpisah yang berjalan pada perangkat keras yang terpisah dan mengekstrak data dari sistem ERP SAP 16 16

Choosing Consultants and Vendors Satu orang tidak dapat sepenuhnya memahami sistem ERP tunggal Sebelum memilih vendor perangkat lunak, sebagian besar perusahaan: Mempelajari kebutuhan mereka Memakai sebuah tim konsultan eksternal dari perangkat lunak untuk membantu memilih vendor perangkat lunak yang tepat dan pendekatan terbaik untuk menerapkan ERP 17 17

The Significance and Benefits of ERP Software and Systems Proses bisnis lebih efisien dengan biaya lebih sedikit dibandingkan mereka dalam sistem yang tidak terintegrasi Lebih mudah integrasi global Mengintegrasikan orang dan data sambil menghilangkan kebutuhan untuk memperbarui dan memperbaiki banyak sistem komputer yang terpisah Memungkinkan manajemen untuk mengelola operasi, tidak hanya memantau mereka Dapat secara dramatis mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional 18 18

Pendekatan Implementasi ERP 1. The Big Bang Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. 19 Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi. 19

Pendekatan Implementasi ERP (cont’d) 2. Step-by step (Phased Approach) Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani. Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal. 3. Small Bang (Pilot Approach) Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang. Kekurangannya adalah adalah membutuhkan banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antarsite. 20 20

Pertanyaan sekitar ERP Berapa besar biaya sistem ERP ? Haruskah setiap perusahaan membeli paket ERP ? Apakah software ERP tidak fleksibel ? Apa timbal balik yang didapatkan dari investasi ERP ? Berapa lama waktu untuk melihat nilai balik dari investasi ERP ? Mengapa hanya sebagian perusahaan saja yang sukses dengan ERP daripada yang lain ? 21 21

Berapa besar biaya sistem ERP ? Ukuran software ERP Berkaitan dengan ukuran layanan ERP pada perusahaan Membutuhkan hardware baru yang dapat menjalankan software ERP yang kompleks Biaya konsultan dan analis Waktu untuk implementasi Menyebabkan gangguan bisnis Pelatihan Biaya waktu dan uang 22 22

23 Haruskah setiap perusahaan membeli paket ERP ? Sebagian operasi bisnis, dan sebagian segmen operasi, mungkin tidak cocok dengan constraint ERP. Kadang-kadang, perusahaan tidak siap dengan ERP Implementasi ERP hasilnya sulit ketika manajemen tidak secara penuh memahami proses bisnisnya sendiri dan tidak dapat membuat keputusan implementasi dalam waktu yang tepat. 23

24 Apakah software ERP tidak fleksibel ? Banyak orang mengklaim bahwa sistem ERP, khususnya sistem SAP, adalah kaku. Pilihan kustomisasi yang ditawarkan ERP SAP Sejumlah pilihan konfigurasi yang membantu bisnis mengkustomisasi software agar sesuai dengan bisnisnya. Programmer dapat menulis rutin khusus menggunakan Advanced Business Application Programming (ABAP) Begitu sistem ERP ada di tempat, cobalah untuk mengkonfigurasi ulang sambil tetap mempertahankan integritas data yang mahal dan menyita waktu. 24

25 Apa timbal balik yang didapatkan dari investasi ERP ? ERP menghilangkan redundansi usaha dan duplikasi data Dapat memicu penghematan dalam biaya operasi. Sistem ERP dapat membantu memproduksi barang dan layanan secara cepat. Perusahaan yang tidak mengimplementasikan sistem ERP bisa jadi ketinggalan bisnis dengan kompetitor yang mempunyai sistem ERP. Penggunaan sistem ERP secara pelan-pelan bisa banyak mengurangi ‘frustasi’ personil perusahaan, supplier, distributor dan customer. 25

26 Apa timbal balik yang didapatkan dari investasi ERP ? (cont’d.) Hemat biaya dan keuntungan meningkat dapat terjadi pada lebih dari beberapa tahun Sulit untuk menilai dalam bentuk uang mengenai keuntungan yang didapat dari investasi ERP Implementasi ERP butuh waktu Faktor bisnis yang lain dapat mempengarui biaya dan keuntungan perusahaan Sulit untuk mengisolasi akibat sistem ERP secara mandiri. Sistem ERP menyediakan data yang real-time Meningkatkan komunikasi dengan customer eksternal 26

27 Berapa lama waktu untuk melihat nilai balik dari investasi ERP ? Return on investment (ROI): penilaian hasil proyek investasi Dihitung dengan pembagian nilai keuntungan proyek dengan biaya proyek ROI sistem ERP bisa sulit dikalkulasi Peerstone Research study 63 persen perusahaan yang melakukan kalkulasi melaporkan ROI positif untuk ERP Kebanyakan perusahaan merasa bahwa tujuan non-finansial yang menjadi alasan instalasi sistem ERP-nya. 27

Mengapa hanya sebagian perusahaan saja yang sukses28 dengan ERP daripada yang lain ? 28 Biasanya, pemakaian bertahap dan ROI rendah disebabkan oleh masalah orang dan harapan yang salah arah, bukan kegagalan fungsi komputer Eksekutif membabi buta berharap bahwa perangkat lunak baru akan menyelesaikan masalah bisnis mendasar yang tidak dapat diselesaikan oleh perangkat lunak apapun Eksekutif dan manajer IT tidak cukup waktu untuk analisis yang baik selama fase perencanaan dan implementasi Para eksekutif dan manajer IT mengabaikan pendidikan dan pelatihan karyawan Perusahaan tidak menempatkan kepemilikan atau akuntabilitas untuk pelaksanaan proyek pada personel yang akan mengoperasikan sistem Kecuali proyek besar seperti instalasi ERP dipromosikan dari atas ke bawah, itu pasti gagal Implementasi ERP membawa sejumlah perubahan besar bagi pengguna Bagi banyak pengguna, dibutuhkan beberapa tahun sebelum mereka dapat mendapat kebaikan dari banyak kemampuan sistem ERP Kebanyakan instalasi ERP yang dilakukan menghasilkan keuntungan

Kemampuan tambahan dalam ERP Sales production Aplikasi Customer Relationship Management (CRM) Meningkatkan efisiensi tenaga sales Data analysis Data mining: Analisis statistik dan logikal set data transaksi yang besar, mencari pola yang dapat mengarah pada pembuatan keputusan. Internet connectivity Layanan web 29 29

The Internet Saat ini, user seringkali butuh akses ke database pusat secara langsung dari internet. Developer ERP sudah menyandingkan Web-based systems dengan produk ERP-nya Electronic commerce (atau e-commerce) Menghubungkan bisnis melalui internet Aktivitas lain dimana sistem ERP dapat membantu mengelolanya. 30 30

The Internet (cont’d.) Web services, atau service-oriented architecture (SOA) Web services: Software yang membuat sistem bisa menukar data tanpa bingung dengan hubungan software. Web services membuat sistem ERP lebih mudah dikelola, khususnya ketika berhadapan dengan aplikasi dan Web yang lain. Pergeseran dari sistem ERP client-server tradisional menjadi arsitektir service-oriented adalah momentum yang didapat. 31 31

32 Quiz 32

33 Tugas 33